Pour votre information, les dispositions exceptionnelles prises durant le premier confinement en matière de convocation des instances des associations (conseil d’administration, AGO et AGE) sont maintenues, à savoir :

  • La possibilité de convoquer à distance les instances (bureau, CA, AG) même si les statuts de la structure ne le prévoient pas : les AG peuvent ainsi exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par visio-conférence, soit par audio-conférence (Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020). Le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 proroge jusqu’au 30 novembre 2020 les règles relatives à la tenue des instances à distance mises en place à l’occasion de la crise sanitaire. Les AG à distance ne sont évidemment pas obligatoires mais uniquement permises et considérées comme un mode de réunion valable, même si les statuts de l’association ne le prévoient pas. Les réunions de CA et de Bureau peuvent aussi se tenir en audio / visio ou par écrit même si les statuts ou le RI ne le prévoient pas ou l’interdisent.
  • Les instances pourront statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leurs compétences telles qu’elles sont déterminées dans les statuts.
  • Le dispositif de visio/audio-conférence doit :
    – Permettre l’identification des membres ;
    – Garantir la participation effective des membres ;
    Permettre la retransmission simultanée et continue des débats et délibérations.

Convocation des membres : ces derniers seront convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de la réunion, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre. Il est important de s’assurer de la participation effective des membres et d’en garder une traçabilité : un bulletin d’inscription en ligne envoyé préa­lablement par mail servira de feuille de présence numérique.

Calcul du quorum : L’instance ou la personne désignée par les statuts pour convoquer l’assemblée peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Il conviendra d’en faire mention dans le procès-verbal de l’assemblée. Cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit.

Votes et prises de décisions : le vote pourra avoir lieu à main levée (visioconférence) ou via un formulaire de vote en ligne.
Si le vote par correspondance en Assemblée générale est permis par les statuts, il peut être proposé aux membres d’adresser leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans la convocation.

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